Správní archiv a hlavní spisovna MHMP

Správní archiv a hlavní spisovna Magistrátu hlavního města Prahy (MHMP) je jedním z oddělení odboru Magistrátu hlavního města Prahy – Archivu hlavního města Prahy. Oddělení nově sídlí na adrese Archivní 1280/6, Chodov, 149 00 Praha.

Kontakt:

PhDr. Jana Schwallerová
vedoucí odd. správního archivu a hlavní spisovny MHMP

Archiv hl. města Prahy
Archivní 1280/6, Chodov, 149 00 Praha
e-mail: Jana.Schwallerova@praha.eu
tel.: 236 002 993

 

Hlavními úkoly oddělení správního archivu a hlavní spisovny MHMP jsou:

Podstatným úkolem je lektorské zajišťování školení pro uživatele modulů elektronické spisové služby MHMP. Konkrétně se jedná o akreditovaná školení (akreditace MV ČR od září 2017) Spisová služba I (začátečníci), Spisová služba II (pokročilí), Spisová služba pro vedoucí zaměstnance a Spisová služba - ukládání dokumentů a spisů a dále neakreditovaná specializovaná školení dle požadavků odborů MHMP. Metodická část oddělení rovněž připravuje nové interní normy a metodické pokyny s ohledem na novou legislativu v oblasti spisové služby a změny v elektronickém systému spisové služby (eSSL). Zejména se jedná o přípravu Nařízení ředitele Magistrátu hlavního města Prahy - Spisový řád MHMP. Vedle toho se metodici zapojují do činnosti Pracovní skupiny SSL a jejích minitýmů, Realizačního týmu SSL, do projektu ISMS MHMP (bezpečnost informací a kybernetická bezpečnost) a projektů pro snížení nadměrné byrokratické zátěže. Metodici připravují návody a příručky pro práci s eSSL a  zajišťují dohled nad výkonem spisové služby v jednotlivých odborech a organizačních jednotkách MHMP.
Pro zaměstnance MHMP je zřízena „Help linka spisové služby" (l. 4946), kam mohou směřovat svoje dotazy k otázkám metodiky či práce s elektronickým systémem spisové služby.

K hlavním povinnostem příslušných zaměstnanců patří přebírání, ukládání, komplexní správa a příprava skartačního řízení dokumentů/spisů přebíraných od jednotlivých odborů a organizačních jednotek MHMP. Tyto uložené dokumenty a spisy se nachází v nových depozitářích na Chodovci, kam se v letech 2017 a 2018 přestěhovaly z bývalých prostor v Clam-Gallasově paláci, z depozitářů v Bubnech a ve Škodově paláci.
Správci spisovny poskytují informace o možnostech přípravy předávek do hlavní spisovny MHMP, výpůjček ze spisovny a nahlížení do spisů či poskytnou společně s metodiky pomoc při zřizování, vybavování a správě příručních (odborových) spisoven včetně osobních konzultací na odborech.

Zaměstnanci zajišťují činnosti v oblasti evidence obyvatelstva žijícího na území hlavního města Prahy v letech 1953 - 2000. Informace z listinné evidence jsou poskytovány orgánům veřejné správy. Nejčastěji jsou poskytovány informace úřadům městských částí Hlavního města Prahy, které jsou původci evidence, dále Ministerstvu vnitra, za účelem revizí dat v Jednotném informačním systému veřejné správy, a Policii ČR. V Archivu hl. m. Prahy byla provedena poslední aktualizace osobních dat občanů hlášených k trvalému pobytu na území Prahy dne 30. 6. 2000.
Správní archiv evidence obyvatelstva HMP byl v červnu 2018 přestěhován ke zbylé části oddělení na adresu Archivní 1280/6, Chodov, 149 00 Praha.

Zaměstnankyně zajišťují komplexní správu spisového materiálu bývalých školských úřadů HMM a NVP HMP včetně přípravy skartačního řízení. Zároveň odboru školství MHMP připravují podklady pro jeho tazatelskou agendu.

Vysvětlivky:
MHMP - Magistrát hlavního města Prahy