Vedle akvizice ve skartačním řízení získává Archiv hl. města Prahy nové přírůstky také darem, koupí či převzetím archiválií do úschovy. Archiváliemi nabídnutými k výběru soukromoprávními původci (institucemi, spolky a jednotlivci) archiv nejen významně rozšiřuje své sbírky, ale rovněž se tak podílí na uchovávání cenných historických pramenů. Včasným uložením archiválií v moderních archivních depozitářích lze předejít nenávratným ztrátám způsobeným např. nevhodným ukládáním či podhodnocením významu dokumentu. Vysoká kvalifikace pracovníků archivu navíc zaručuje odpovídající péči a archivní zpracování, jehož cílem je mj. zpřístupnění dokumentů odborné i širší veřejnosti.
Objektem zájmu archivu jsou dokumenty trvalé historické a informační hodnoty, které lze označit v nejširším slova smyslu za pragensiální. Jednodušeji řečeno: všechny druhy dokumentů od středověkých listin a spisů až po dnešní audiovizuální elektronické nosiče, jež se byť okrajově vztahují k dějinám či současnosti hlavního města Prahy v jeho dnešním rozsahu, tzn. včetně měst a obcí připojených k Praze v letech 1920–1974 (podrobněji viz níže).
Se svými nabídkami či otázkami se mohou na archiv obrátit jak jednotliví občané, tak specializované instituce (antikvariáty, starožitnictví, aukční síně aj.) a firmy zabývající se prodejem archiválií v rámci své obchodní činnosti. Pracovníci archivu rádi vyjdou vstříc všem subjektům, které takovéto archiválie vlastní a zamýšlejí je prodat. Současně pomohou radou při zhodnocení písemností po stránce formální i obsahové (např. při dataci archiválie, čtení starých českých i cizojazyčných písem apod.) V případě dokumentů, které nenáleží do jeho oblasti zájmu, poskytne Archiv hl. města Prahy kontakty na příslušný územní archiv v České republice nebo poradí ve věci získání povolení k vývozu a zprostředkování jednání s příslušným zahraničním archivem.
Jednání a případnou předběžnou prohlídku lze domluvit prostřednictvím níže uvedených kontaktů. Dojde-li k vzájemné dohodě o předání archiválií, bude mezi prodávajícím (předávajícím) a Hlavním městem Prahou uzavřena kupní či depozitní smlouva. Do formuláře smluv je pochopitelně možné zapracovat další ujednání týkající se konkrétního případu každé jednotlivé transakce. Archiv respektuje vůli vlastníka v otázce využívání archiválií, tzn. jeho eventuální přání, aby archiválie byly zpřístupněny veřejnosti k nahlížení jen s jeho souhlasem. Pro převoz archiválií od mimopražských vlastníků nebo rozsáhlých rodinných, institucionálních a firemních archivů může archiv zajistit vlastní autodopravu.
Archiv je pochopitelně vděčný za archiválie, které jejich vlastníci věnují darem a nezištně tak přispějí k uchování historických památek, jež by mohly být pro budoucí generace nenávratně ztraceny. Po vyhotovení protokolu o převzetí archiválií jsou darované přírůstky zaneseny do archivních evidencí, a je-li to přáním dárce, je zde uvedeno jeho jméno spolu s bližšími okolnostmi darování (viz darované listiny v databázi Archivní katalog ). Archivář hl. města Prahy může na přání vlastníka vydat písemné osvědčení o jeho daru, samozřejmostí je zaslání písemného poděkování.
V českém archivnictví se po roce 1989 uplatnila nová služba veřejnosti, soukromým a veřejnoprávním subjektům, které vlastní archiválie nepodléhající tzv. skartačnímu řízení. Je rozšířená především v anglosaských zemích, kde je však obvykle zpoplatněna, zatímco v České republice je poskytována převážně zdarma. Tato služba nabízí vlastníkům archiválií, kteří nemají možnost zajistit jejich uložení ve vhodných prostorách (zabezpečených, klimaticky vyhovujících atd.) nebo chtějí archiválie zpřístupnit k odbornému i laickému výzkumu, možnost uložit tyto dokumenty na smluvním základě v archivu příslušném podle územní působnosti, přičemž nadále zůstávají jejich vlastníky. Lhůta uložení, podmínky a formy archivního zpracování a následného zpřístupnění jsou řešeny vždy v individuálně sjednaných depozitních smlouvách. Archiv vyjde vstříc zájemcům o zřízení nezpoplatněných depozit zvláště v těch případech, jde-li o archiválie s významnou historickou hodnotou a jejich vlastníci svolí k jejich archivnímu zpracování a zpřístupnění, včetně pořízení reprodukcí vybraných dokumentů. Archiv pochopitelně odpovídá za to, že při těchto činnostech nedojde k poškození archiválií a vlastník je po uplynutí depozitní lhůty obdrží zpět minimálně ve stejném stavu, v jakém byly archivu předány.
Nákupní ceny jsou stanovovány podle obdobných typů prodávaných archiválií na trhu (antikvariáty, starožitnictví, aukce, tištěné aukční seznamy a jejich internetové verze). Další možností je odhad soudního znalce v oboru archivnictví, heraldiky, faleristiky, numismatiky a dalších oborů. Nákupní cena je projednána a doporučena v Poradním sboru AMP pro akvizici archiválií (členy jsou kromě pracovníků Archivu hl. města Prahy odborníci z Národního archivu v Praze, Národní knihovny ČR, Archivu Národní galerie a odboru archivní správy a spisové služby MV ČR), konečné stanovení ceny přísluší archiváři hl. města Prahy (řediteli odboru Archiv hl. města Prahy Magistrátu hl. města Prahy), který ve smlouvě hlavní město jako kupující stranu zastupuje. Platba je provedena do 14 dnů od podpisu smlouvy oběma stranami a předání archiválií do archivu. Platbu je možné provést bankovním převodem nebo poštovní složenkou, popř. proplacením vystavené faktury (vzor faktury s požadovanými údaji). Výjimečně lze platit hotově na místě oproti vydání účetního (příjmového) dokladu prodávajícím.
Mgr. Markéta Krejčová
Archivní 6, 149 00 Praha 4
tel.: 236 004 085
Marketa.Krejcova@praha.eu
zástupce: Mgr. Jan Hrdina, Ph.D.
Jan.Hrdina@praha.eu
Archiv hl. města má zájem především o tyto archiválie: