Zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů

Co ukládá zákon

Pojmy k spisové službě:

Archiv – zařízení dle tohoto zákona, které slouží k ukládání archiválií a péči o ně.

Archiválie – záznam, který byl vzhledem k době vzniku, obsahu, vnějším znakům a trvalé hodnotě dané politickým, hospodářským, právním, historickým, kulturním, vědeckým nebo informačním významem vybrán ve veřejném zájmu k trvalému uchování a byl vzat do evidence archiválií. Archiválií může být dle obdobných kritérií i razítko či typář.

Archivní fond – soubor archiválií, který vznikl výběrem z dokumentů vytvořených činností fyzické nebo právnické osoby, organizační složky státu nebo územního samosprávného celku.

Původce – každý, z jehož činnosti dokument vznikl.

Určený původce – původce, který má dle tohoto zákona povinnost vést spisovou službu tak, jak je tímto zákonem a prováděcí vyhláškou č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby, charakterizována.

Dokument – každý písemný, obrazový, zvukový, elektronický nebo jiný záznam, ať již v podobě analogové či digitální, který vznikl z činnosti původce.

Výběr archiválií – posouzení hodnoty dokumentů a rozhodnutí o jejich vybrání za archiválie a zařazení do evidence archiválií.

Výkon spisové služby – zajištění odborné správy dokumentů došlých a vzešlých z činnosti původce, popř. z činnosti jeho právních předchůdců, zahrnující jejich řádný příjem, evidenci, rozdělování, oběh, vyřizování, vyhotovování, podepisování, odesílání, ukládání a vyřazování ve skartačním řízení, a to včetně kontroly těchto činností.

Příslušný archiv - archiv, který je ze zákona pověřen dohledem na určitou organizaci, provádí výběr archiválií ve skartačním řízení (pokud organizace má za povinnost vést spisovou službu) nebo mimo skartační řízení a povoluje vyřazování jejích dokumentů.

Původci a určení původci (§ 3):

Spisovou službu zřizují dle zákona o archivnictví následující typy organizací:

a)      organizační složky státu,

b)      státní příspěvkové organizace,

c)      státní podniky,

d)      organizační složky a právnické osoby založené nebo zřízené územními samosprávnými celky, pokud vykonávají veřejnou správu nebo zaměstnávají více než 25 zaměstnanců,

e)      školy a vysoké školy,

f)        právnické osoby zřízené zákonem

g)      zdravotnická zařízení

Z územních samosprávných celků mají povinnost vést spisovou službu:

a)      kraje,

b)      hlavní město Praha,

c)      obce s pověřeným obecním úřadem a obce se stavebním nebo matričním úřadem,

d)      městské části nebo městské obvody územně členěných statutárních měst a městské části hlavního města Prahy, na něž byla přenesena alespoň část působnosti obce s pověřeným obecním úřadem nebo působnosti stavebního úřadu anebo matričního úřadu.

Na ostatní obce se vztahují ustanovení zákona v oblasti příjmu, evidence, rozdělování a oběhu dokumentů (§ 64), vyřizování a podepisování dokumentů (§ 65) a odesílání dokumentů (§67). Ustanovení o spisových značkách a spisových, skartačních plánech (§ 66) a o ukládání dokumentů do spisoven (§ 68) pro ně platí pouze přiměřeně.

Povinnost uchovávat dokumenty a umožnit výběr archiválií mají za podmínek určených zákonem tyto typy organizací:

a)      politické strany, politická hnutí, občanská sdružení, odborové organizace, organizace zaměstnavatelů, církve a náboženské společnosti,

b)      profesní komory; členové profesních komor jen v případech, pokud dokumenty vzniklé z jejich činnosti jsou veřejnými listinami,

c)      nadace a nadační fondy, obecně prospěšné společnosti,

d)      likvidátoři v případě dokumentů původce, který je v likvidaci, a správci konkursní podstaty v případě dokumentů původce, na kterého byl prohlášen konkurs.

Podnikatelé zapsaní v obchodním rejstříku mají za povinnost uchovávat a umožnit z nich výběr archiválií následující dokumenty:

1)      Statut, dokumenty o vzniku a zániku podnikatelského subjektu

a)      zakladatelské dokumenty

b)      organizační řády a řídící akty, stanovy, statuty a jejich změny, jednací řády, organizační řády a schémata,

c)      dokumenty o změnách podnikatelských subjektů, rozhodnutí, dekrety, smlouvy a výměry o změně právní formy, sloučení, rozdělení,

d)      dokumenty o zrušení, likvidaci a zániku podnikatelského subjektu, rozhodnutí o likvidaci, zprávy o postupu a ukončení likvidace, návrhy na výmaz z obchodního rejstříku.

2)      Dokumenty vrcholového řízení podnikatelského subjektu, notářské zápisy z jednání orgánů podnikatelského subjektu , výroční zprávy včetně zprávy o auditu.

3)      Dokumenty o majetku podnikatelského subjektu, dokumenty dokládající vlastnictví nemovitého majetku, ochranné známky.

4)      Finanční dokumenty, účetní záznamy a statistiky podnikatelského subjektu, zejména knihy podvojného účetnictví, účetní závěrky a roční statistické výkazy.

5)      Dokumenty z propagační činnosti podnikatelského subjektu, zejména katalogy zboží s ceníky, publikace vydané podnikatelským subjektem a podnikové kroniky.

6)      Výrobní program, jeho změny a uplatnění výrobků na domácím trhu a zahraničních trzích.

7)      Zásadní dokumenty o zaměstnaneckých záležitostech, kolektivní smlouvy.

Výběr archiválií ve skartačním řízení (§ 7-10)

Výběr archiválií ve skartačním řízení provádí příslušný archiv (archiv podle své působnosti). Skartační řízení je postup, při kterém se vyřazují dokumenty nadále nepotřebné pro činnost původce a při kterém příslušný archiv provádí výběr archiválií. Dvojí účel – vybrat archiválie a mít evidenci o tom, co se vyřadilo.

Skartační řízení se provádí u původců, kteří vedou spisovou službu buď ze zákona nebo dobrovolně. Za skartační řízení odpovídá původce, jeho právní nástupce, likvidátor, správce konkursní podstaty nebo ten na něhož přešla působnost určeného původce dokumentu. Tyto osoby jsou povinni umožnit dohled příslušnému archivu na provádění skartačního řízení a výběr archiválií. Archiv dohlédá na skartační řízení a zároveň vybírá archiválie.

Skartační řízení se provádí v kalendářním roce následujícím po uplynutí skartační lhůty, pokud se původce (nebo nástupce atd.) nedohodne s příslušným archivem jinak.

základem skartačního řízení je skartační návrh, který obsahuje:

• označení původce dokumentů navržených k vyřazení (a organizaci, která je vyřazuje, pokud jsou odlišné),
• seznam dokumentů navržených ke skartačními řízení a dobu jejich vzniku
• návrh termínu provedení skartačního řízení

K provedení skartačního řízení sestaví původce skartační komisi. Organizace, které nevedou ze zákona spisovou službu, mohou vyřazovat dokumenty ve skartačním řízení, pokud to uznají za účelné. Pak je příslušným archivem ten, který by byl jinak příslušný v mimoskartačním řízení.

Na základě skartačního řízení vyhotoví příslušný archiv protokol o provedeném skartačním řízení, který obsahuje:

• soupis dokumentů nebo souborů dokumentů, teré byly vybrány za archiválie,
• zařazení archiválie do příslušné kategorie,
• určení, kde bude archiválie uložena,
• soupis dokumentů, které lze skartaovat.

Pokud původce nebo vlastník dokumentů s obsahem protokolu nesouhlasí, může proti němu podat námitky ke správnímu úřadu na úseku archivnictví a výkonu spisové služby. Podáním námitky je zahájeno správní řízení.

Výběr archiválií mimo skartační řízení (§ 11 - 12)

Provádí se u dokumentů, jejichž původce nemá povinnost vést spisovou službu na jeho vlastní žádost nebo u dokumentů nabídnutých České republice nebo nějakému archivu ke koupi.

Z moci úřední se provádí u dokumentů původce, který měl povinnost vést spisovou služby, ale tyto dokumenty neprošly skartačním řízením, u dokumentů nalezených nebo když původce zanikl bez právního nástupce. o výběru se sepíše protokol jako ve skartačním řízení. Pokud původce nebo vlastník souhlasí s uložením vybraných archiválie v archivu, po skončení výběru příslušný archiv na žádost vlastníka určí, ve kterém archivu bude archiválie uložena. Proti protokolu lze podat námitky podobně jako ve skartačním řízení

Obecná ustanovení k výběru archiválií (§ 13 – 15)

Utajované dokumenty se zařazují do skartačního řízení po odtajnění. Pokud nejsou odtajněny, provádějí výběr bezpečnostní archivy.

Dokumenty obsahující obchodní, bankovní nebo jiné tajemství se mohou předložit k výběru pouze za souhlasu těch jichž se tajemství týká. Výběrem za archiválie není toto tajemství dotčeno (u osobních údajů se nevyžaduje souhlas osob dle přísl. zák. 101/2000 Sb.). Při výběru archiválií jsou osoby vybírající archiválie oprávněny vstupovat s vědomím vlastníka do budov, prostor atd. pokud nelze výběr provést jiným zbůsobem.

Zaměstnanci archivů a správních úřadů na úseku archivnictví jsou povinni  zachovávat mlčenlivost, a to i po skončení pracovně právního poměru.

Dokumenty určené jako archiválie se předávají příslušnému archivu na základě protokolu a o předání se učiní záznam.

Bez souhlasu příslušného archivu nesmějí být dokumenty zničeny, a to ani po provedeném skartačním řízení. Na žádost původce může být na stanovený druh dokumentů vydáno trvalé skartační povolení.

Archiválie, které jsou ve vlastnictví České republiky nebo veřejnoprávních původců se vždy ukládají do veřejných archivů.

Správní úřady na úseku archivnictví a výkonu spisové služby (§ 43):

• ministerstvo (vnitra)
• Národní archiv a státní oblastní archivy
• příslušná ministerstva a další ústřední správní úřady, Česká národní banka a zpravodajské služby ČR, pokud si zřídily specializovaný nebo bezpečnostní archiv; obdobné postavení mají Kancelář Poslanecké sněmovny, Kancelář Senátu a Kancelář prezidenta republiky.

Působnost ministerstva:

mimo jiné

• koncepce rozvoje archivnictví
• přezkoumává rozhodnutí Národního archivu a státních oblastních archivů vydaná těmito archivy ve správním řízení,
• rozhoduje o akreditaci archivů
• vede evidenci správních archivů

Působnost Národního archivu:

mimo jiné

• kontroluje výkon spisové služby u organizačních složek státu s celostátní působností, u jejich správních archivů, u jimi zřízených příspěvkových organizací a u právnických osob zřízených zákonem s celostátní působností, s výjimkou těch, které si zřídily specializované nebo bezpečnostní archivy. U těchto původců též provádí výběr archiválií ve skartačním nebo mimoskartačním řízení.
• ¨Provádí výběr archiválií v mimoskartačním řízení u vrcholných a obdobných orgánů politických stran, politických hnutí, občanských sdružení, odborových organizací, organizací zaměstnavatelů, profesních komor, církví a náboženských společností, nadací a nadačních fondů, obecně prospěšných společností a vybraných fazických osob,
• Rozhoduje o námitkách proti protokolu podaných původce nebo vlastníkem, u kterého provádí výběr archiválií nebo proti protokolu Archivu hl. m. Prahy.
• Ukládá sankce podle tohoto zákona za správní delikty původcům, u nichž kontroluje výkon spisové služby a u nichž provádí výběr archiválií ve skartačním řízení atd. a  hl. m. Praze jejím organizačním složkám, přísp. organizacím a jiným právnickým osobám jím založených.

Působnost SOA:

(územní působnost viz § 48)mimo jiné

• kontroluje výkon spisové služby u organizačních složek státu s působností kraje, okresu nebo obcí, u jejich správních archivů a jimi zřízených státních příspěvkových organizací, s výjimkou těch, které si zřídili specializované archivy,
• kontroluje výkon spisové služby u orgánů územních samosprávných celků, organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob založených nebo zřízených územními samosprávnými celky, s výjimkou orgánů hl. m. Prahy, Brna, Ostravy, Plzně a Ústí n. Labem a jejich org. složek atd.,
• kontroluje výkon spisové služby u státních podniků, vysokých škol, škol a právnických osob zřízených zákonem, s výjimkou těch, u kterých tuto působnost vykonává Národní archiv, a těch, které zřídili specializované archivy,
• provádí výběr archiválií mimo skartační řízení u zřizovatelů soukromých archivů, u podnikatelů zapsaných v obchodním rejstříku, jakož i u politických stran, hnutí, občanských sdružení, odborových organizací, organizací zaměstnavatelů, profesních komor, církví a náboženských společností, s výjimkou jejich vrcholných orgánů, a u škol a vysokých škol a u vybraných fyzických osob,
• rozhoduje o námitkách proti protokolu podaných původcem nebo vlastníkem, u kterého provádí výběr archiválií ve skartačním nebo mimo skartačním  řízení  a o námitkách proti protokolům archivů měst Brna, Ostravy, Plzně a Ústí n. Labem.

Organizační složky státu, státní příspěvkové organizace, státní podniky, vysoké školy, školy a právnické osoby zřízené zákonem mohou zřizovat specializované archivy. Specializovaný archiv může působit jako archiv, pokud mu byla udělena akreditace.

Prostory spisovny musí splňovat následující požadavky (§ 61 odst. 2 a 4):

1. stavebně technické podmínky spisovny

• nesmí být umístěna v oblastech ohrožených záplavami a ve startovacích a přistávacích koridorech letišť,
• musí být situována situována mimo oblasti plynné a prašného znečištění,
• v prostorech pro umístění dokumentů nesmí vést vodovodní, teplovodní, parovodní a plynová potrubí a dešťová a splašková kanalizace,
• prostory pro umístění dokumentů musí být umístěny nad hladinou spodní vody, musí být zajištěno přirozené nebo umělé větrání k udržování stanovené teploty a relativní vlhkosti vzduchu a prostory musí být opatřeny přístroji k měření těchto hodnot,
• prostory pro uložení dokumentů s magnetickým záznamem byly chráněny před účinky elektromagnetického pole,

2. bezpečnostní podmínky spisovny

• spisovny musí mít zpracovánu bezpečnostní dokumentaci, jejíž součástí musí být opatření proti vniknutí nepovolaných osob do prostor spisovny, proti krádeži dokumentů a proti teroristickým útokům;
• musí mít zpracovánu požární dokumentaci, být vybaveny elektronickou požární signalizací a ručními hasicími přístroji a v prostorách pro uložení dokumentů musí být pouze práškové hasící přístroje,
• mechanická a elektronická zabezpečovací zařízení umísťovaná na okna a dveře musí být na plášti budovy do výše druhého nadzemního podlaží nebo vyššího podlaží, do něhož lze vniknout z vodorovných prvků konstrukce budovy, a na všech místech, kde se stýkají prostory veřejnosti přístupné a veřejnosti nepřístupné,
• prostory spisovny musí být zajištěny ochranným mechanickým a elektronickým zabezpečovacím zařízením proti přístupu nepovolaných osob a násilného vniknutí,
• klíče od všech vstupů do prostor spisovny musí být u pověřeného pracovníka spisovny, který je povinen vést evidenci jejich výdeje a vracení a aby v případech, kdy je vstup do spisovny ovládán elektronicky, byla stanovena přístupová práva jednotlivých zaměstnanců spisovny,

Povinnosti týkající se spisové služby (§ 63 – 70):

Spisová služba se vykonává písemnou nebo elektronickou formou za použití výpočetní techniky.

Povinnost zajistit řádný příjem dokumentů, vést podací deník a do něj zapisovat došlé dokumenty popř. ústní podání a zapisovat i dokumenty vzniklé u původce. V den příchodu opatřit došlé dokumenty prezentačním razítkem. Do podacího deníku se zaznamenává, komu byl dokument předán k vyřízení (organizační části či osobě). Osoba, která dokument přebírá jeho převzetí potvrdí.

Při vyřizování dokumentů se všechny dokumenty týkající se téže věci spojí ve spis. Dokumenty podepisuje statutární zástupce nebo pověřená osoba.

Původci jsou povinni dokumenty označovat spisovými znaky, skartačními znaky a skartačními lhůtami podle spisového a skartačního plánu. Určení původci musí vydat vnitřní předpis pro výkon spisové služby (spisový a skartační řád), který obsahuje spisový a skartační plán (§ 67).

Do spisu se zakládá doklad o doručení nebo dodání vyřízení podání.

Vyřízené spisy a dokumenty se ukládají do spisovny (tj. na místo vyhrazené pro uložení dokumentů, k vyhledávání a předkládání dokumentů a k provádění skartačního řízení. Dokumenty mohou být uloženy ve spisovně pro dokumenty s dlouhodobými skartačními lhůtami (správním archivu) pokud ho původce zřídil. Dokumenty by se měly ukládat do spisovny ihned po jejich vyřízení, pokud povaha věci nevyžaduje, aby je měl zpracovatel u sebe déle. Uložení dokumentu do spisovny se zaznamenává do podacího deníku.

Ministerstva a další ústřední správní úřady zřizují správní archiv. Jeho zřízení oznamují ministerstvu vnitra. Správní archiv mohou zřídit i jiní určení původci a jeho zřízení oznámí příslušnému správnímu úřadu na úseku archivnictví a spis. služby.

Správní archiv:

• dohlíží na výkon spisové služby u útvarů v řídící působnosti svého zřizovatele, u jím zřízených organizačních složek, příspěvkových organizací a jiných právnických osob,
• přebírá dokumenty od zrušených původců, u kterých dohlíží na výkon spisové služby, a plní úkoly těchto původců při výběru archiválií.

Určení původci, kteří zřídily správní archiv, uvedou ve svých spisových a skartačních plánech dvojí skartační lhůty, jedny pro vyřazení dokumentů ze spisovny do správního archivu, druhé pro vyřazení ze správního archivu.

Určení původci, jejichž spisový a skartační řád neodpovídá ustanovením tohoto zákona, jsou povinni do 6 měsíců ode dne nabytí účinnosti tohoto zákona (do konce června 2005) uvést spisový a skartační řád do souladu s tímto zákonem (§ 83 odst. 2).

Správní delikty

Správní úřady na úseku archivnictví a spisové služby provádějí kontrolu v rámci své působnosti. Správní delikty týkající se spisové služby lze pokutovat v zásadě do výše 100 000 Kč, vyřazení bez svolení příslušného úřadu do 250 000 Kč. Právnická osoba za delikt zodpovídá bez ohledu na zavinění.

Co ukládá vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby

Příjem dokumentů

Doručené dokumenty se přijímají v místě k tomu určeném (podatelně). Příjem datových zpráv se řídí vyhláškou č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách. Dokument přijatý mimo podatelnu, pokud je zaevidován, se považuje za doručený.

Dokumenty, na které se vztahují zvláštní předpisy (účetní či tajné), se přijímají odděleně a vede se pro ně samostatná evidence.

Dokument (příp. obálka) se opatří otiskem podacího razítka, které obsahuje:

• název určeného původce,
• datum doručení, u podání, kde to ukládá zvláštní právní předpis, též čas doručení,
• číslo jednací
• počet listů a
• počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné podobě jejich počet a dru, u dokumentů v digitální podobě velikost v jednotkách bytů.

Dokument doručený v digitální formě se opatří identifikátorem elektronické podatelny.

Dokumenty na jejichž obálce je v adrese uvedeno jméno a příjmení fyzické osoby se předávají adresátovi neotevřené. Pokud adresát zjistí, že se jedná o úřední záležitost, předá dokument podatelně k zaevidování.

Obálka se ponechává jako součást dokumentu

• je-li v souladu se zvláštními právními předpisy zásilka doručována určenému původci do vlastních rukou,
• je-li to nezbytné pro určení, kdy byla zásilka předána k poštovní přepravě nebo kdy byla určenému původci doručena,
• je-li to rozhodné pro zjištění adresy odesilatele nebo
• stanoví-li tak spisový a skartační řád určeného původce.

Evidence dokumentů

Došlé i vlastní dokumenty se evidují v podacím deníku nebo jednacím protokole, který je veden podatelnou. Vyřízení se neeviduje samostatně, ale připojí se k vyřizovanému dokumentu a má stejné jednací číslo. Původce může ve svém spisovém a skartačním řádu určit, které typy dokumentů nejsou úředního charakteru a tudíž se nemusí  evidovat.

Podací deník je kniha vytvořená z předem svázaných a očíslovaných tiskopisů, označená názvem původce, pro něhož je veden, rokem, v němž je užíván, a počtem listů. Podací deník může být veden i digitální podobě s možností tisku pro trvalé uložení. Dokumenty jsou v podacím deníku evidovány pomocí jednacích čísel. O evidovaném dokumentu se vedou v podacím deníku následující údaje:

·        pořadové číslo dokumentu, pod nímž je dokument v podacím deníku evidován (číselná řada začíná v deníku 1. ledna pořadovým číslem 1 a končí dne 31. prosince),

·        datum doručení dokumentu nebo, jedná.li se o dokument vzniklý z činnosti původce, datum jeho vzniku; u datových zpráv se za čas doručení považuje okamžik, kdy je dokument dostupný elektronické podatelně,

·        identifikace odesílatele; jde-li o dokument vzniklý z vlastní činnosti původce, zapíše se jako „Vlastní“,

·        číslo jednací odesílatele, počet listů došlého nebo vlastního dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh,

·        stručný obsah dokumentu,

·        název organizační jednotky určeného původce, které byl dokument přidělen, nebo jméno, popř. jména a příjmení zaměstnance určeného k vyřízení dokumentu,

·        způsob vyřízení,

·        den odeslání, počet listů odesílaného dokumentu a počet listů příloh nebo počet svazků příloh, u příloh v nelistinné formě jejich počet a druh,

·        spisový znak, skartační znak a skartační lhůta dokumentu nebo rok, v němž bude dokument zařazen do skartačního řízení, počet listů nebo jiný údaj o rozsahu uloženého dokumentu (vyřízení podání se odesílá pod číslem podání a kopie vyřízení se ukládá s dokumentem podání),

·        záznam o vyřazení ve skartačním řízení.

Číslo jednací, kterým se dokument označí, obsahuje vždy zkratku označení určeného původce nebo jeho organizační jednotky, pořadové číslo v podacím deníku a označení roku, v němž byl dokument evidován.

Pokud je podací deník veden písemné formě, pak se koncem roku zbývající prázdné kolonky proškrtnou a do knihy se uvede kterým jednacím číslem rok skončil. Zápis obsahuje též jméno a podpis pověřeného zaměstnance.

Dokumenty, které se týkají téže věci se přiřazují k prvnímu jednacímu číslu v této záležitosti a o tom se učiní poznámka jak na spis tak do podacího deníku.

Podatelna vede k podacímu deníku rejstřík. pokud za posledních 5 let průměrný počet jednacích čísel přesahuje 3000 za rok, vede se vždy rejstřík jmenný a věcný. Další rejstříky se mohou vést dle potřeby (od 1.1.2006).

Pokud je podací deník vede v listinné formě, jsou zápisy činěny čitelně a trvalým způsobem. Opravy se provádějí jednoduchým škrtnutím tak, aby zápis zůstal čitelný. Oprava se opatří datem, jménem a podpisem toho, kdo opravu provedl.

Jestliže je vedeno k jedné věci více dokument a vytváří se spis, je možno použít sběrný arch, který obsahuje stejné údaje jako podací deník. Sběrný arch se pak stává součástí spisu. V kolonce „Vyřízeno“ se do podacího deníku napíše „sběrný arch“.

Rozdělování a oběh dokumentů

Rozdělování dokumentů provádí podatelna na základě vnitřních předpisů. Převzetí dokumentů pověřený zaměstnanec potvrdí způsobem stanoveným ve spisovém a skartačním řádu.

Při oběhu dokumentu musí být zabezpečeno sledování veškeré manipulace s dokumentem jak časově tak jmenovitě.

Vyřizování dokumentu

Kopie vyřízení nebo jeho stejnopis se stávají součástí spisu. Pokud je dokument vyřízen jinak než písemně, učiní se o tom záznam na dokumentu. Po vyřízení se připojí pokyn k založení, datum a podpis zaměstnance, který ho vyřídil. Pokud se dokument bere na vědomí, učiní se o tom záznam pod podacím razítkem a pokyn k založení. způsob vyřízení, datum a komu bylo vyřízení odesláno zaznamená pracovník podatelny do podacího deníku.

Dokumenty týkající se téže věci se spojují ve spis, který musí obsahovat soupis všech jednacích čísel, jež jsou jeho součástí.

Vyřízené dokumenty se označí spisovým znakem, skartačním znakem a skartační lhůtou.

Vyhotovování dokumentů

Dokumenty vzniklé z úřední činnosti určeného původce se označují záhlavím s jeho názvem, sídlem a číslem jednacím. V odpovědích na doručené dokumenty se uvádí i číslo jednací došlého dokumentu, pokud jej obsahuje.

Dokumenty typu A se vyhotovují na trvanlivém papíře určeném pro dokumenty (od 1.1.2006).

Podepisování dokumentů a užívání razítek

V zásadě se řídí vnitřními předpisy. Určený původce vede evidenci razítek.

Odesílání dokumentu

Vyřízení dokumentu se odesílá prostřednictvím výpravny. Výpravna může být součástí podatelny.

Ukládání dokumentů

Postup při ukládání dokumentů upravuje spisový a skartační řád. Ukládání  digitálních dokumentů se řídí vyhláškou č, 496/2004 Sb.

Zaměstnanec pověřený vedením spisovny přezkoumá, zda ukládaný dokument je úplný a uloží ho. O uložených dokumentech se vede evidence (archivní kniha není předepsána).

Ve spisovně se dokumenty ukládají dle spisového plánu původce. O zapůjčených dokumentech vede spisovna evidenci. Způsob půjčování upravuje spisový a skartační řád původce.

Dojde-li ke ztrátě dokumentu, zapíše do kolonky o vyřazení v podacím deníku „Ztráta“ a číslo jednací řešení ztráty.

Dokument v digitální podobě typu A a V vzniklý z činnosti původce musí být zapsán ve formátu, který zaručí jeho neměnnost a umožní jeho následné čtení. Pokud to není původce schopen, převede dokument do analogové formy odpovídají době jeho vyřízení a optří ho náležitostmi originálu. Obdobně se postupuje u přijatých dokumentů.

Skartační řízení

Do skartačního řízení se zahrnují všechny dokumenty, u nichž uplynula skartační lhůta a razítka vyřazená z evidence.

Skartační lhůty se nesmějí krátit. Skartační lhůta může být prodloužena, pokud určený původce potřebuje dokument pro vlastní činnost.

Členem skartační komise je vždy zaměstnanec zařazený do spisovny nebo správního archivu. Dokumenty připravuje ke skartačnímu řízení zaměstnanec pověřený vedením spisovny nebo správního archivu. V seznamech dokumentů ke skartačnímu řízení se uvedou zvlášť dokumenty se skartačním znakem A a S a dokumenty typu V se přiřadí k dokumentům A a S.

Dokumenty se znakem S se předkládají v jakékoliv podobě.

Určený vedoucí zaměstnanec zasílá skartační návrh ve dvojím vyhotovení příslušnému archivu. Skartační návrh může být zaslány digitální podobě se zaručeným elektronickým podpisem.

Na základě skartačního návrhu zaměstnanec příslušného archivu provede odbornou archivní prohlídku při níž posoudí hodnotu navržených dokumentů a uloží skartační komisi vyhotovit seznam dokumentů A a seznam dokumentů S. Tyto seznamy pak budou součástí skartačního protokolu. Po provedené archivní prohlídce sepíše archivář skartační protokol a vydá souhlas ke zničení dokumentů se skartačním znakem S. Tyto dokumenty musí být zničeny tak, aby byla znemožněna jejich rekonstrukce a identifikace obsahu. Dokumenty se skartačním znakem A se protokolárně předají do určeného archivu. Dokumenty o skartačním řízení se ukládají u původce a v příslušném archivu.

Evidenční pomůcky se vyřazují až po vyřazení všech dokumentů v nich evidovaných.