Na konci června 2024 vyšel ve Sbírce zákonů a mezinárodních smluv zákon č. 197/2024 Sb., kterým se mění zákon č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci, ve znění pozdějších předpisů, a zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, ve znění pozdějších předpisů.

Pro veřejnoprávní původce přináší několik změn, přičemž uvádíme ty nejvýznamnější:

1. Stanovuje se nově definice informačního systému, který funguje vedle eSSL a který byl uveden do provozu po 31. 12. 2024. Na takový systém se nevztahují požadavky kladené na eSSL. Tento systém musí zajistit pouze uchovávání informací v souladu s § 3 odst. 5 AZ ("zajištění věrohodnosti původu dokumentů, neporušitelnosti jejich obsahu a čitelnosti, tvorba a správa metadat náležejících k těmto dokumentům a připojení údajů prokazujících existenci dokumentu v čase... do doby provedení výběru archiválií"). A současně tento systém musí umožnit výběr archiválií mimo skartační řízení. Jak bude tento výběr probíhat, stanoví Národní archiv na svém webu. Výjimku z povinnosti výběru archiválií má systém, ve kterém jsou evidovány dokumenty, na něž byl vydán trvalý skartační souhlas. Viz § 3a AZ.

2. Stanovuje se výjimka z atestace eSSL pro určité původce. Těmi jsou

   • obce I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu,
   • školy a školská zařízení s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování,
   • organizační složky obcí I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu a
   • právnické osoby zřízené nebo založené obcemi I. typu bez stavebního nebo matričního úřadu.
     Viz § 63 odst. 3 AZ.



3. Textové digitální dokumenty se musí nově opatřit strojově čitelným textem a metadaty ve strojově čitelném formátu vyjma dokumentů určených pouze pro komunikaci mezi informačními systémy. Současně se musí automatizovaně zpracovat metadata takových doručených dokumentů při jejich příjmu. Tyto povinnosti platí u informačních systémů uvedených do provozu po 31. 12. 2025 od 1. 1. 2026 a u ostatních informačních systémů od 1. 1. 2027. Technikálie stanoví Digitální a informační agentura na svém webu. Viz § 69a odst. 5 až 7 AZ.

4. Dodavatelé eSSL mohou dodávat původcům eSSL bez atestu do 30. 6. 2025. Viz přechodná ustanovení AZ.

5. Povinnost vybraných veřejnoprávních původců vykonávat spisovou službu v atestovaném eSSL platí od 1. 1. 2027. Viz přechodná ustanovení AZ.

6. Atest eSSL v době své dvouleté platnosti platí i poté, co se změní právní požadavky nebo vlastní eSSL s podmínkou, že původce vyrozumí ministerstvo vnitra a atestační středisko o tom, že stále splňuje právní požadavky. Viz § 69d odst. 2.

Další změny se týkají příjmu dokumentů, práce se jmenným rejstříkem a nakládání s dokumenty s omezeným přístupem.