Školy (s výjimkou mateřských škol, výchovných a ubytovacích zařízení a zařízení školního stravování), dále jen „školy“, jsou podle § 3, odst. 1, písm. j), zákona číslo 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a změně některých zákonů ve znění pozdějších předpisů (dále AZ) tzv. veřejnoprávními původci, což znamená, že mají povinnost výkonu spisové služby v rozmezí § 63 – 69a, AZ. Původci mají povinnost vést evidenci dokumentů (přičemž dokumenty se rozumí každá písemná, obrazová, zvuková nebo jiná zaznamenaná informace, ať již v podobě analogové či digitální, která byla vytvořena původcem nebo byla původci doručena) a předložit dokumenty vzniklé ze své činnosti příslušnému archivu k výběru archiválií (nevyřazovat je bez souhlasu příslušného archivu). Prakticky to znamená povinnost provádět pravidelně skartační řízení (§ 3 AZ a §§ 20–21 vyhlášky číslo 259/2012 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby ve znění pozdějších předpisů – dále vyhláška). Příslušným archivem pro školy zřizované hlavním městem Prahou a městskými částmi hlavního města Prahy je Archiv hlavního města Prahy (dále AMP), konkrétně oddělení fondů městských podniků, institucí a fyzických osob ( viz kontakty). Zpravidla jedenkrát ročně se v archivu konají metodická setkání s původci, kde jsou řešeny praktické otázky spisové služby a předarchivní péče. Působnost AMP se nevztahuje na soukromé školy. Tyto školy náleží do působnosti Státního oblastního archivu v Praze, který je současně správním úřadem na úseku archivnictví a spisové služby pro všechny původce zřizované hlavním městem Prahou nebo městskými částmi.
Upozornění: AMP nebude provádět skartační řízení u mateřských škol, které jsou z povinností škol vyňaty. Mateřské školy jsou tzv. orgány veřejné moci, což předpokládá řadu úředních postupů podle správního řádu, které se přímo správy dokumentů dotýkají a zároveň nakládají s osobními údaji. Doporučujeme však přesto nadále vést správu dokumentů přiměřeně podle pravidel pro výkon spisové služby u veřejnoprávních původců. AMP je i nadále připraven základně metodicky pomoci zejména s ohledem na to, že i u těchto původců se mohou vyskytnout dokumenty trvalé hodnoty (archiválie), které by měly být uloženy v AMP (např. školní kroniky, staré fotografie atd.).
Zákon č. 261/2021 Sb., kterým se mění některé zákony v souvislosti s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (tzv. DEPO) zavedl s odkladným účinkem (k 1. 1. 2025) povinnost výkonu spisové služby v elektronickém systému spisové služby pro veřejnoprávní původce a povinný atest pro systémy spisové služby. Zákon č. 89/2022 Sb. opět posunul účinnost této povinnosti (k 1. 1. 2026). Aktuální právní úprava (zákon č. 197/2024 Sb.) účinná od 1. 7. 2024 posouvá povinnost výkonu spisové služby v elektronickém systému spisové služby pro veřejnoprávní původce včetně škol až od 1. 1. 2027. Školy zřizované hlavním městem Prahou a městskými částmi hlavního města Prahy budou muset podle aktuální právní úpravy používat elektronický systém spisové služby bez atestu potvrzujícím splnění požadavků AZ a dalších předpisů. S ohledem na poměrně turbulentní novelizace AZ, souvisejících prováděcích právních předpisů a zejména změn v posouvání termínu povinné implementace elektronických systémů spisových služeb včetně nutnosti jejich atestace (k 1.8.2024 není atestovaný žádný el. systém spisové služby) je třeba zvážit termín výběru dodavatele a nasazování elektronických systémů spisových služeb u škol.
Další povinností původců je podle § 66, odst. 1 a 2, AZ popsat konkrétní výkon spisové služby v organizaci vnitřní normou, která se nazývá spisový řád. Jeho nedílnou součástí je spisový a skartační plán, podle kterého se jednotně popisují dokumenty původce a ukládají ve spisovně. Původce je povinen zaslat spisový a skartační plán příslušnému archivu. Vzory těchto norem naleznete níže či na webu Moravského zemského archivu v Brně. Před implementací elektronického systému spisové služby je klíčové, aby měl původce aktuální a kompletní spisový a skartační plán obsahující všechny typy dokumentů a odpovídající skartační znaky a skartační lhůty. Na závěr je třeba konstatovat, že pro zajištění odborné správy dokumentů dle výše uvedených normativních pravidel je nutná součinnost a koordinace původce, zřizovatele a AMP.
Vzorový spisový a skartační řád (PDF, 488 kB)
Vyhláška 364/2005 Sb. - o dokumentaci škol a školských zařízení - stav k 10.3.2015 (PDF, 232 kB)
Vzorový spisový a skartační řád a spisový a skartační plán pro ZŠ, rok 2016 (PDF, 773 kB)
Vzorový spisový řád pro školy a školská zařízení vykonávající spisovou službu v listinné podobě, říjen 2019 (DOC, 184 kB)
Vzorový spisový řád pro školy a školská zařízení vykonávající spisovou službu v elektronické podobě, říjen 2019 (DOC, 160 kB)
Vzorový spisový a skartační plán pro základní umělecké školy, říjen 2019 (DOC, 156 kB)
Vzor skartačního návrhu (PDF, 130 kB)
Ukázka spisového plánu (PDF, 220 kB)
